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コラム

1日の作業をスマート化していくという作業

2017/04/28

Th 時計できっちり

ライフハックというものがあります。

主にIT系の仕事を効率よく行うテクニックという意味で使われますが、特にスマートフォンやクラウドサービスの登場後などに生活全般の作業効率を高めるテクニック群として紹介されることが多くなりました。

日々の生活における時間の使い方や作業の仕方を自分が最も能力を発揮できるかを色々な人のTipsを試行錯誤して自身の中で習慣化させていくという流れで使うことが基本となります。

今回は日々に溢れる作業をタスクとしてその管理と1日の生活リズムをどうするかという点で私自身が行なっている方法を紹介したいと思います。

まずは自分の時間、作業などを把握することから

Th メモを取る人

タスクには大きく分けて二つ、自分の裁量でできるものとできないものがあります。

できるものはルーチンワークだったり、自分の目標に対する作業だったりします。

逆にできないものは割り込み作業などです。

ルーチンワークになるものは記録をつけていき、最適化していくことがスマートフォンやクラウドサービスの発達によって容易になりました。

主だった方法としてはタスクシュートがあります。

ルーチンワークを可視化するとそれ以外の時間がどのくらいあるのかがわかります。

その空いた時間をどう使うのか、割り込みが可能に開けておくかなど把握すると自分の1日でできるものがわかってくると思います。

自分の場合は家事と自分の作業で生活が成り立っていているので家事や日常の雑事を把握してその空いた時間に健康管理やブログなどの作業に当てています。

サラリーマンなどでは会社の時間や通勤の時間が決まっているのでそれを抜き出してその中をまた細分化していくということになるかとは思います。

組織の場合は自分が裁量できる範囲かどうかは様々だと思いますのでそのタスク、プロジェクトでGTDなどでまた線引きするといいとは思います。

毎日のルーチンワーク

Th ノリノリで仕事する人

タスクを朝に設定する

このタスクの割り当てに関しては朝起きてまずやる作業です。

たすくまでは前の日のログの書き出しとリピートタスクのセットが朝に行われます。(ログの書き出しは人にもよりますが)

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タスクを機械的に分別するのはこのタイミングになります。

前日に次の日によあるタスクがある場合はなるべく寝る前にタスクを各種アプリに突っ込んでおきます。

あとはこのスケジュール通りタスクをこなし、割り込みのタスク発生時にタスクを追加して遂行します。

1日を振り返り、教訓を残す

Th 記録を取る

1日の作業が終わった時点では日記をつけます。

日記はいつでもつけてもいいものですが、この時につける日記は1日のできたことや反省などでその日を振り返る事柄について書きます。

この点においてEvernote対応アプリの4行日記やGrid Diaryはよくできています。

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1日の作業を振り返るとできないこととその原因を振り返ることができるので明日以降に必要なタスクを考え出しやすくなります。

タスク・スケジューリングなどは毎回見直しを

Th 時間を気にするビジネスマン

ライフハック全般におけることですが毎日行なっているルーチンなどを最適化できるかどうかは毎日振り返る必要があります。

定型句的に他の人がやっていることをそのまま当てはめてうまくいくかはその人の生活様式によって変わります。

そのため、記録を行う→実行→結果を振り返る→最適化、ということを日々行なっていくべきです。

同様に使っているツール類も情報を収集して最適化させていく必要があります。

実際にはゴールの設定や結果の定量化なども考えないといけない部分がありますが、今回は触れないでおきます。

是非とも1日の生活をどうしたらより良くなるのか、を考える機会を作ってみてください。

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